4) Componentes de uma reunião

Uma reunião não é uma simples conversa. Ela segue uma certa “ordem das coisas”, um roteiro, que pode ser resumida assim:

1. 1. Apresentação. Iniciada pela comissão de mediação. Quando tem gente nova na reunião, a comissão chama uma rodada rápida de apresentações, para que as participantes se apresentem e se conheçam. Em seguida, é apresentada a lista de pautas que serão discutidas.

   2. Informes. Informações ou relatos que interessam ao grupo, mas que não envolvem debates.

   3. Pautas. Assuntos que envolvem debates e encaminhamentos. Devem ser tratadas separadamente, uma de cada vez.

   4. Avaliação. Uma rodada de falas apontando pontos positivos, pontos negativos e sugestões para a reunião seguinte.

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É importante que, em toda reunião de núcleo e de articulação, o grupo escolha uma pessoa para escrever a “ata” (ou “relatoria”), isto é, um documento de registro da reunião. Ela serve para que as decisões não se percam depois da reunião, para acompanhar os avanços e para ter conhecimento das responsabilidades e tarefas da organização.

Na ata, não é necessário registrar os detalhes de como foi a reunião, mas sim os seus informes, a agenda e um resumo das convergências, divergências e encaminhamentos de cada pauta. (Exemplo abaixo)

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4.1) Mediação das reuniões

Conversar em roda de forma respeitosa e horizontal, sem que pessoa alguma seja tratada como superior ou inferior, compartilhando um mesmo objetivo – isso deveria ser uma prática normal, mas não é.

Por isso é comum que, no meio de uma pauta, as pessoas sintam-se à vontade para descarregar suas emoções, contando um caso ou desabafo. Inicialmente aquilo pode ter relação com a pauta, mas, muitas vezes, o assunto é desviado e a reunião perde o foco, se dispersa. Em algum momento, alguém precisa chamar a atenção do grupo e retomar a pauta.

É comum, também, ter aquela pessoa (geralmente um homem) que sempre quer ter a última palavra, que sabe mais que todo mundo, que interrompe as falas de outras pessoas (geralmente das mulheres). Em algum momento, alguém precisa chamar a atenção desse sujeito.

Se uma comissão pré-selecionada estiver comprometida na tarefa, não será necessário esperar que “alguém” faça o que precisa ser feito.

A organização como um todo funciona melhor quando todas as participantes se conhecem, se respeitam e se responsabilizam pelos seus espaços. Quando isso ocorre, mais pessoas se envolvem na reunião sem fugir do assunto e sem desrespeitar as demais pessoas.

Mas respeito e responsabilidade são qualidades raras na sociedade capitalista e patriarcal. Nós precisamos aprender e re-aprender essas práticas constantemente, dia após dia. A mediação das reuniões existe para facilitar o processo e para oferecer aprendizado.

Esses são alguns dos cuidados que podem facilitar a reunião:

1. 1. Ordem das pautas. Preparar uma ordem das pautas e apresentá-las no começo da reunião. Diferenciar as pautas. Impedir que uma pauta seja “atropelada” por outra antes de ser concluída.

   2. Encaminhamentos, prazos e responsáveis. Buscar ou facilitar a busca de consensos. Garantir que cada pauta tenha pelo menos um encaminhamento, com prazo e responsáveis.

   3. Inscrições e tempo de fala. Uma reunião deve ser proveitosa e contar com a participação de todas as pessoas interessadas. É muito importante que cada pessoa do grupo evite se estender com falas muito longas, evite interromper a fala das outras, respeite a ordem de inscrições e mantenha o debate em um nível saudável. Resumindo, que respeitem as demais pessoas presentes. No entanto, sempre que necessário, a mediação pode: a) inscrever e manter a ordem das falas; b) controlar o tempo de cada fala; c) fazer advertências quando uma pessoa interromper outra.

   4. Respostas às agressões. É um dever coletivo tomar providências em casos de agressão, seja ela sutil ou escancarada. Três ações são fundamentais nesses casos: a) defender a vítima ou vítimas; b) desenvolver formas de re-educação e responsabilização do agressor; e c) mediar o conflito, se necessário expondo o agressor, chamando a atenção de todas as pessoas da reunião sobre a sua prática agressiva.Não se deve esperar que as vítimas respondam à agressão. A maior responsabilidade é sempre do grupo que tem maiores privilégios.